Gestion du temps : comment optimiser sa journée de travail ?

« Le temps est la seule ressource absolument non renouvelable ».

Nos charges ont évolué en qualité et en quantité pour nous permettre de mieux partager nos données et pour être plus informé. Cela renforce sûrement le sentiment de reconnaissance.

Quelles que soient nos activités, cette charge se décompose souvent en tâches de réflexion et en tâches d’application.

Ce partage du temps dans nos organisations plus collaboratives a modifié quelques paramètres dont nous ne tenons peut-être pas suffisamment compte dans nos organisations personnelles. Dans l’étude Anatomy of work menée par Asana en 2022 (Source), les travailleurs tertiaires consacrent en moyenne 58% de leur temps à des tâches de coordination (réunion, e-mails, réseaux, suivi…).

Cette situation entraîne souvent une frustration de ne pas être à jour et peut donner une sensation de surcharge cognitive. Dans les deux cas, cela altère la motivation et la performance. Dans ce contexte d’évolution de la notion de charge de travail et des outils qui l’accompagne, une chose n’a pas bougé : le temps (toujours 24 heures par jour)

De plus, à l’ère de l’hyper-connexion, nous devenons plus disponibles et de ce fait plus sollicités.

Si la performance des travailleurs a toujours été un sujet central, la capacité à s’organiser et à supporter la charge devient un réel sujet de productivité mais aussi de santé mentale.

Optimiser sa journée de travail est devenu un enjeu central de performance et de bien-être. Mais comment y parvenir ? Cet article propose une approche fondée sur les recherches les plus récentes en psychologie du travail, neurosciences et organisation, tout en intégrant des outils pratiques et éprouvés.

L’idée ici réside davantage à comment faire mieux, plutôt que comment faire plus !

Des recherches récentes (Keller et al., 2020, Journal of Applied Psychology) (Source) montrent que les travailleurs qui définissent leurs objectifs la veille pour le lendemain ont un taux de productivité supérieur de 25 %. La planification permet d’orienter l’attention, de réduire l’ambiguïté et d’augmenter la perception de contrôle.

Notre expérience en accompagnement des travailleurs sur l’optimisation du temps révèle souvent une approche assez empirique du temps, voire parfois affective. Les lois du temps l’expliquent bien :

La loi de Hofstadter (Source): Loi des glissements de planning. Cela prend toujours plus de temps que prévu. Soit parce que nous sommes optimistes, nous voulons que cela passe, soit nous voulons peut-être aussi nous faire plaisir. Nous ne prenons peut-être pas assez en compte les temps masqués.

La loi de Parkinson (Source): Selon la loi de Parkinson, le travail s’étale de manière à occuper tout le temps disponible pour son achèvement.

Une solution qui peut paraître simple (elle l’est) c’est de visualiser sa charge et sa ressource pour pouvoir réellement gérer. Et non plus subir. Voilà pourquoi il faut planifier sa charge et ce de manière visible. S’interdire d’utiliser sa mémoire sur ce sujet-là.

Outils de planification recommandés :

TO DO LIST TODAY

• Principe : Faire une liste réaliste et lucide de ce que je peux faire aujourd’hui, et non pas une liste de tout ce qui me reste à faire. Prévoir un temps adapté à ce qui peut être du temps imprévu dans mon quotidien de travail.
• Avantage : Réduit le stress lié aux transitions mentales. Permet d’arbitrer les imprévus qui vont se rajouter dans la journée. Permet de finir des journées en ayant atteint son objectif : « je suis à jour ». Cela limite la culpabilité du reste à faire.
• Piège : Ne pas être réaliste, se fixer un objectif qui ne sera pas atteint. Accepter plus d’imprévus que le temps ne me le permet. Cela génère de la frustration, de la culpabilité et cela peut altérer la confiance en soi sur ses capacités professionnelles.

Les blocages de temps

• Principe : Allouer des créneaux horaires fixes à chaque tâche. Cela contraint à se poser la question du temps possible à investir pour chaque activité.
• Avantage : Réduit le stress lié aux transitions mentales. Cela oblige à compter, c’est plus facile à gérer.
• Piège : Se convaincre que dans mon métier si spécifique, fixer un temps pour une tâche n’est pas possible.

La difficulté pour certains travailleurs c’est d’avoir une approche empirique et affective pour définir l’ordre de passage des tâches à effectuer.

Que l’on parle d’une journée, une semaine, un mois. Certains vont commencer par ce qui leur plaît, au risque d’y consacrer plus de temps qu’il n’en faut et de ne pas avoir le temps nécessaire à faire le reste dont les tâches plus ingrates ou plus contraignantes qui constituerons le caillou dans la chaussure.

Cela peut affecter notre moral et notre motivation.

D’autres à l’inverse préfèreront débuter leur séquence par les tâches rébarbatives pour en être débarrassé et pouvoir ensuite prendre plaisir.

Quand certains commenceront par le plus rapide ou le plus facile pour se donner l’illusion d’avoir déjà bien travaillé.

Toutes ces pratiques s’entendent et peuvent être efficaces si la charge impartie dans le temps travaillé permet l’efficacité et l’atteinte des objectifs.

Cette situation semble devenue rare, peu de personnes se sentent à jour. On entend plus souvent l’expression d’une fuite en avant et la sensation de courir après le score et d’être face à un puits sans fond.

Là où nous devrions tous nous souhaiter « une bonne journée », nous avons pris le réflexe de nous « souhaiter bon courage ! »

Alors, prenons les choses dans l’ordre : Priorisons !

Méthode Eisenhower  (Source) ou A/B/C ou Stephen Covey

• Principe : Distinguer 4 statuts possibles à chacune de vos tâches sur la période sélectionnée. A: Urgent et Important. B : Urgent Moins Important. C : Moins Urgent, mais Important.
• Avantage : Amélioration de la transformation des livrables remis dans les temps. Permet de mettre en premier critère la notion d’urgence. Essentiel puisque le sujet est de gérer le temps et les échéances. Facilite le fait de se mettre à jour sur les urgences à traiter.
• Piège : Se faire embarquer pour prioriser une tâche parce qu’elle est importante (c’est le chef qui demande ou le plus client du moment) au détriment d’une échéance promise et de se mettre en retard.

Méthode MOSCOW (Source)

• Principe :
• Must have (doit avoir) :Les tâches incontournables qui sont essentielles pour le succès de votre projet ou l’atteinte de vos objectifs. Vous devrez les accomplir en priorité.
• Should have (devrait avoir) :Les tâches importantes, mais qui ne sont pas indispensables à court terme. Vous devrez les accomplir une fois les tâches « must have » terminées.
• Could have (pourrait avoir) :Les tâches souhaitables, mais non critiques. Si le temps le permet, elles peuvent être abordées après les tâches des deux premières catégories.
• Won’t have (ne pas avoir) :Les tâches qui sont moins prioritaires ou qui peuvent être déléguées ou carrément éliminées sans compromettre les objectifs.
• Avantage : En utilisant la méthode MoSCoW, vous pouvez prendre des décisions éclairées sur ce qui DOIT être fait en premier et ce que vous POURRIEZ faire, reporter ou éliminer.
• Piège : Manquer de visibilité entre ce qui doit et ce qui peut se faire et générer de la sur-qualité ou de la sur-réactivité. Dans une période de charge forte cela peut être au détriment d’une autre activité qui pour le coup sera en retard.

Méthode Valeur Ajoutée

• Principe : Comparer les impacts potentiels sur vos objectifs et les efforts requis pour les atteindre. Établir une valeur numérique subjective (de 1 à 5) et ordonner vos tâches prioritaires de la journée ou de la semaine.
• Avantage : Aide à prioriser des tâches en les ordonnant, quand toutes les tâches sont déjà prioritaires selon la matrice de Eisenhower.
• Piège : Se bloquer en se disant « chez moi tout est prioritaire » et pourtant tout ne se fera pas en même temps.

Au-delà de votre capacité à visualiser et à prioriser, il faudra aussi compter sur votre rigueur et votre tenue dans le temps pour performer dans la durée.

Afin de vous y aider, il peut être intéressant de sélectionner quelques concepts pour s’en faire quelques outils, qui peuvent devenir vos routines efficaces.

Pour se faire voici une liste de quelques bonnes pratiques :

Le Pomodoro

• Principe : A chaque début d’activité, se fixer un objectif de Se mettre une alerte à deux tiers du temps investi pour être dans l’objectif. Faire une pause à l’issue de la séquence,
• Avantage : Ces sprints, obligent à gérer les perturbateurs pour être dans le timing. A l’utilisation, nous devenons plus précis sur la ressource « temps alloué » à une charge définie. Cela limite l’effet parkinson.

La disponibilité

• Principe : Faire savoir sur votre bureau, sur votre boite teams par un indicateur visuel (souvent rouge) que même si vous êtes bien présent, vous n’êtes pas disponible.
• Avantage : Aide bloquer des temps pour optimiser les tâches de réflexion qui nécessitent votre concentration. Selon la loi de Carlson (loi des séquences homogènes) une tâche réflexion est optimisée si elle n’est pas interrompue.
• Cette démarche nécessite quelques explications et un peu de pédagogie auprès de vos collègues, qui plus est si votre équipe a une habitude à interrompre l’autre facilement. Cette démarche doit être partagée.

La gestion de l’ouverture des mails

• Principe : En fonction de votre activité, posez-vous la question de la fréquence utile de consultation de votre boîte mail.

Toutes les études montrent aujourd’hui, que 3 ouvertures (en moyenne) par jour sont suffisantes (et notifications coupées). Là où nos habitudes sont de conserver nos boîtes ouvertes en permanence, accompagnée de l’alerte notification. Il s’agit juste d’une très mauvaise habitude chronophage et stressante. Cette hyper disponibilité fragilise en permanence notre organisation. N’ayez crainte, s’il y a danger grave et imminent, vous ne serez pas alerté par mail.

• Avantage : Se permettre de rester 2 à 3 heures sans avoir d’imprévu supplémentaire à gérer. Ne pas être distrait par des notifications permanentes et rester concentré sur nos tâches de réflexions. Optimisation garantie, sans pénaliser votre environnement.

Le Communitemps

• Principe : Quel que soit le support (téléphone, mail, physique, teams) quand une personne (interne ou externe) vous passe commande d’une tâche, ou vous pose une question, attachez systématiquement cette activité à une échéance.

La phrase magique : c’est pour quand ?

« Rapidement » n’est bien-sûr pas une réponse valide (et pourtant si courante). Vous avez besoin de cette précision pour GERER votre temps et vos priorités. Simplement pour être professionnel.

• Avantage : Aide à arbitrer ou à faire arbitrer la possibilité de respecter l’échéance souhaitée, ou pas. Cela peut permettre de trouver ensemble une manière plus efficace de fonctionner pour les prochaines fois.

Savoir dire « NON »

• Principe : Connaître et utiliser les outils de « l’assertivité ». Posture d’affirmation de soi et de son organisation, tout en respectant l’autre et son organisation. Rapport gagnant/gagnant visant à une optimisation collective.
• Avantage : Gérer plutôt que subir, tout en respectant la demande de l’autre. Se sentir aligné (et non dominé) dans l’expression lucide et sincère de ce que permet réellement mon planning, mes priorités et ma disponibilité.

Bien sûr il existe une multitude d’outils et de méthodes pouvant intégrer cette liste des bonnes pratiques (bio-rythmie, carte mentale, cohérence cardiaque, etc…)

La démarche globale à retenir peut se rapprocher d’une démarche d’analyse et de résolution de problèmes.

Identifiez dans un premier temps vos bouffées de temps.

Classez-les par conséquences (désorganisation, santé mentale, RPS, image professionnelle, relations avec les collègues, perte de sens, qualité empêchée, etc…)

Suite à ces conséquences et impacts, priorisez les situations à améliorer rapidement.

Pour chacune de ces situations, identifiez les causes racines. Et mettez en place un plan d’action précis et fixé dans le temps.

Mensualisez l’effort en mettant en place un créneau personnel sur votre agenda, pour assurer un réel suivi de vos actions d’améliorations « OPTIMISATION DE MON TEMPS ».

A VOUS DE JOUER !