Au-delà de votre capacité à visualiser et à prioriser, il faudra aussi compter sur votre rigueur et votre tenue dans le temps pour performer dans la durée.
Afin de vous y aider, il peut être intéressant de sélectionner quelques concepts pour s’en faire quelques outils, qui peuvent devenir vos routines efficaces.
Pour se faire voici une liste de quelques bonnes pratiques :
Le Pomodoro
- Principe : A chaque début d’activité, se fixer un objectif de Se mettre une alerte à deux tiers du temps investi pour être dans l’objectif. Faire une pause à l’issue de la séquence,
- Avantage : Ces sprints, obligent à gérer les perturbateurs pour être dans le timing. A l’utilisation, nous devenons plus précis sur la ressource « temps alloué » à une charge définie. Cela limite l’effet parkinson.
La disponibilité
- Principe : Faire savoir sur votre bureau, sur votre boite teams par un indicateur visuel (souvent rouge) que même si vous êtes bien présent, vous n’êtes pas disponible.
- Avantage : Aide bloquer des temps pour optimiser les tâches de réflexion qui nécessitent votre concentration. Selon la loi de Carlson (loi des séquences homogènes) une tâche réflexion est optimisée si elle n’est pas interrompue.
- Cette démarche nécessite quelques explications et un peu de pédagogie auprès de vos collègues, qui plus est si votre équipe a une habitude à interrompre l’autre facilement. Cette démarche doit être partagée.
La gestion de l’ouverture des mails
- Principe : En fonction de votre activité, posez-vous la question de la fréquence utile de consultation de votre boîte mail.
Toutes les études montrent aujourd’hui, que 3 ouvertures (en moyenne) par jour sont suffisantes (et notifications coupées). Là où nos habitudes sont de conserver nos boîtes ouvertes en permanence, accompagnée de l’alerte notification. Il s’agit juste d’une très mauvaise habitude chronophage et stressante. Cette hyper disponibilité fragilise en permanence notre organisation. N’ayez crainte, s’il y a danger grave et imminent, vous ne serez pas alerté par mail.
- Avantage : Se permettre de rester 2 à 3 heures sans avoir d’imprévu supplémentaire à gérer. Ne pas être distrait par des notifications permanentes et rester concentré sur nos tâches de réflexions. Optimisation garantie, sans pénaliser votre environnement.
Le Communitemps
- Principe : Quel que soit le support (téléphone, mail, physique, teams) quand une personne (interne ou externe) vous passe commande d’une tâche, ou vous pose une question, attachez systématiquement cette activité à une échéance.
La phrase magique : c’est pour quand ?
« Rapidement » n’est bien-sûr pas une réponse valide (et pourtant si courante). Vous avez besoin de cette précision pour GERER votre temps et vos priorités. Simplement pour être professionnel.
- Avantage : Aide à arbitrer ou à faire arbitrer la possibilité de respecter l’échéance souhaitée, ou pas. Cela peut permettre de trouver ensemble une manière plus efficace de fonctionner pour les prochaines fois.
Savoir dire « NON »
- Principe : Connaître et utiliser les outils de « l’assertivité ». Posture d’affirmation de soi et de son organisation, tout en respectant l’autre et son organisation. Rapport gagnant/gagnant visant à une optimisation collective.
- Avantage : Gérer plutôt que subir, tout en respectant la demande de l’autre. Se sentir aligné (et non dominé) dans l’expression lucide et sincère de ce que permet réellement mon planning, mes priorités et ma disponibilité.
Bien sûr il existe une multitude d’outils et de méthodes pouvant intégrer cette liste des bonnes pratiques (bio-rythmie, carte mentale, cohérence cardiaque, etc…)
La démarche globale à retenir peut se rapprocher d’une démarche d’analyse et de résolution de problèmes.
Identifiez dans un premier temps vos bouffées de temps.
Classez-les par conséquences (désorganisation, santé mentale, RPS, image professionnelle, relations avec les collègues, perte de sens, qualité empêchée, etc…)
Suite à ces conséquences et impacts, priorisez les situations à améliorer rapidement.
Pour chacune de ces situations, identifiez les causes racines. Et mettez en place un plan d’action précis et fixé dans le temps.
Mensualisez l’effort en mettant en place un créneau personnel sur votre agenda, pour assurer un réel suivi de vos actions d’améliorations « OPTIMISATION DE MON TEMPS ».
A VOUS DE JOUER !