Comment animer une réunion pour maintenir l’engagement des collaborateurs en 2025 ?

Les réunions constituent un outil incontournable de la gestion d’équipe. Toutefois, elles peuvent rapidement devenir contre-productives si elles ne sont pas animées de manière efficace. Une étude de Harvard Business Review de 2023 a révélé que 71% des cadres considèrent les réunions comme une perte de temps et qu’ils font autre chose ou pensent à autre chose pendant les réunions (La notion de réunionite aiguë perdure). Ce phénomène s’accentue dans le cas des réunions en distanciel. Le paradoxe c’est que sur les dernières études de la DARES sur un échantillons de 34 000 personnes les résultats démontrent que les salariés ne se sentent pas suffisamment informés, pas assez consultés, et rarement écoutés.

En 2025, avec la multiplication des distractions numériques et la baisse de la concentration des adultes, il devient encore plus essentiel de bien organiser et animer ces réunions. Cet article explore les meilleures pratiques pour animer des réunions efficaces, tout en garantissant l’implication active de tous les participants, notamment en les invitant à contribuer aux réflexions et aux décisions.

Une réunion mal préparée est souvent une réunion inefficace. Pour que vos collaborateurs restent engagés, il est primordial et essentiel de consacrer et d’investir un temps à la préparation de chaque rencontre. L’utilisation de la méthode SMART ou QQCOQP peut permettre de s’assurer que l’on a un objectif plus structuré.

• Fixer un objectif précis : Chaque réunion doit avoir un but clair. Selon une étude de The Muse, 65% des participants estiment que des réunions sans objectif défini sont contre-productives. Les collaborateurs recherchent une plus grande transparence et souhaitent participer activement à la définition des objectifs. Il est essentiel de leur donner un rôle dans la clarification de la finalité de la réunion, pour qu’ils se sentent impliqués et responsables.
• Définir un ordre du jour : Envoyez l’ordre du jour à l’avance. Cela permet à chacun de se préparer et de contribuer aux sujets à discuter. Vous pouvez aussi encourager les collaborateurs à proposer des points à ajouter, créant ainsi un environnement collaboratif dès la préparation de la réunion. L’utilisation de la méthode 3x3x30 (de la synthèse au détail) peut aussi vous permettre de définir sur chaque point de l’ordre du jour, un contenu plus ou moins détaillé. Cela peut renforcer la capacité des participants à la réflexion sur les sujets évoqués. Cela peut aussi apporter une contribution utile à la décision.
• Durée limitée : Les réunions de plus de 30 minutes diminuent l’attention et l’engagement des participants. Il est donc recommandé de travailler sur la durée nécessaire, utile et efficace pour maintenir un rythme dynamique. Cette limite de temps devient encore plus cruciale avec les défis de concentration croissants : une étude menée par Microsoft en 2025 a révélé que l’attention des adultes en entreprise varie, en moyenne, entre 20 et 25 minutes. Cela renforce la nécessité d’une gestion stricte du temps pour éviter l’ennui et la dispersion. Qui plus est l’annonce et le respect d’un temps court renforce la présence effective et l’engagement du collaborateur. Les SCRUM dans la méthode Agile (sous réserve de la fréquence utilisée) en ont fait la démonstration. Une assez grande partie des réunions durent une heure, une heure trente, voire deux heures. C’est souvent lié au fait que nos outils de planification ont en référence la demie- heure. C’est dommage de subir le temps par la contrainte de l’utilisation d’un outil. Reprenons le contrôle. Un 18 minutes Max semble être un format idéal.

Les réunions unilatérales où un seul intervenant parle risquent rapidement de désengager l’équipe (consulter, écouter). Pour maintenir un haut niveau de participation, il est indispensable de favoriser l’interaction et de rendre les collaborateurs partie prenante de la réflexion.

• Encourager la participation active : Invitez chaque membre à s’exprimer en posant des questions ouvertes. Dans la dernière étude Gallup, les employés engagés sont 4,6 fois plus susceptibles de contribuer activement aux discussions lors des réunions. Aujourd’hui, cette approche devient encore plus cruciale, car les collaborateurs souhaitent de plus en plus être impliqués dans les décisions qui affectent leur travail, et leur sentiment de contribution est lié à leur engagement.
• Utiliser des outils collaboratifs : Profitez des outils numériques comme des tableaux blancs virtuels ou des plateformes de brainstorming en ligne pour rendre la réunion plus dynamique et inclusive. Cela permet de donner à chacun une voix, même à ceux qui sont moins à l’aise pour prendre la parole en public. L’interactivité est d’autant plus importante dans un environnement où les distractions sont nombreuses, comme l’indiquent les recherches de Statista en 2025, qui révèlent que 80% des adultes en entreprise sont régulièrement sollicités par des notifications pendant les réunions.
• Varier les formats : Alternez entre des moments de réflexion en petits groupes et des temps de partage et de décisions avec l’ensemble du collectif. Les réunions variées et dynamiques favorisent un meilleur engagement des participants. Ce format permettra à tous de s’exprimer et renforcera leur implication dans la réunion.

L’un des plus grands défis dans l’animation de réunions est la gestion du temps et des participants. Une réunion mal structurée qui ne permet pas de respecter l’engagement pris sur le temps entraîne une perte d’attention sur l’instant et une perte d’implication sur le projet.

• Respecter l’agenda : Il est primordial de suivre l’ordre du jour pour ne pas perdre en efficacité. Si un sujet nécessite plus de temps, proposez de le reporter ou de l’aborder en dehors de la réunion. Une gestion rigoureuse du temps aidera à maintenir l’attention des collaborateurs.
• Gérer les digressions : Si des discussions non pertinentes commencent, réorientez poliment la conversation. En 2025, avec des collaborateurs souvent sollicités par des distractions extérieures, la capacité de se recentrer rapidement sur les objectifs de la réunion est essentielle pour maintenir un haut niveau de concentration et d’engagement.
• Impliquer tout le monde : Un bon animateur veille à ce que chaque participant ait l’occasion de s’exprimer. Ce climat d’inclusivité est primordial, non seulement pour l’engagement, mais aussi pour l’efficacité des décisions collectives.

L’animateur doit aussi prendre en compte que 49% des cadres déclarent éprouver des difficultés à exprimer leurs idées en réunion. Les raisons invoquées sont multiples : 

• 23% déclarent que certains monopolisent la parole
• 13% ne se sentent pas légitimes
• 11% savent que leur avis ne sera de toute façon pas pris en compte 

La glossophobie (peur de prendre la parole en public) est identifiée aujourd’hui comme faisant partie des trois peurs majeures des français, il est utile que l’animateur en tienne compte aussi dans son intervention. D’autant plus que cette phobie, n’est pas toujours exprimée, donc pas facile à détecter.

Une réunion sans suivi concret est une réunion inefficace. Chaque réunion doit générer des actions mesurables et des objectifs clairs définis dans le temps, il est donc essentiel de mettre en place des plans d’actions. Cela facilite l’engagement des collaborateurs en donnant du sens et de l’utilité, au temps qu’ils ont investi dans cette réunion qui sera qualifiée « d’utile » et donc bien loin de la réunionite.

• Clarifier les responsabilités : À la fin de chaque réunion, résumez les points clés et attribuez des actions et des responsabilités précises. L’absence de décisions claires est l’une des principales raisons de démotivation des collaborateurs. Selon PwC, 70% des employés se disent plus engagés lorsque des objectifs précis sont définis et suivis après chaque réunion.
• Établir un plan de suivi : Définissez un échéancier et des modalités de suivi, comme une réunion mensuelle pour faire le point sur les actions entreprises. Cela montre aux collaborateurs que leur travail est pris en compte et que leurs efforts sont suivis.
• Faire un retour d’expérience : Encouragez les collaborateurs à donner leur avis sur la réunion elle-même. Cela permet d’améliorer en continu l’animation des réunions et de maintenir un niveau d’engagement optimal. Cette démarche est particulièrement importante aujourd’hui, lorsque les collaborateurs veulent sentir que leur feedback est pris en compte.

Animer une réunion pour maintenir l’engagement des collaborateurs requiert une préparation soignée, une gestion dynamique et un souci constant d’inclusivité. Dans la dernière étude Gallup précitée, les équipes ayant des réunions bien gérées ont un taux d’engagement supérieur de 20% par rapport à celles qui en ont de mal gérées. Face à des collaborateurs plus sollicités et parfois moins concentrés, il est essentiel d’adopter une approche structurée, interactive et rapide pour maintenir leur attention et leur motivation. En appliquant ces principes, vous favoriserez non seulement un environnement de travail productif, mais aussi une culture d’entreprise où chaque collaborateur se sent impliqué, valorisé et écouté.